Of je nu regelmatig op zakenreis gaat of dit slechts één keer in de zoveel tijd doet, het is belangrijk om je goed voor te bereiden. Je gaat immers op reis naar het buitenland, maar wel voor werk. In dit blog geven wij enkele handige tips die je kunnen helpen bij het plannen en voorbereiden van jouw zakenreis.
Maak een plan
Begin op tijd met het plannen van je zakenreis. Als je zelf zaken moet regelen doe dit dan ruim van tevoren. Zo krijg je de beste deals. Boek je vluchten, hotel en huurauto. Door dit te plannen heb je ook mogelijkheden om je reisschema aan te passen als er onverwachte veranderingen optreden. Maak daarnaast ook een checklist. Hier kan je alles opzetten wat je nodig hebt voor je reis. Denk aan je paspoort, een visa, zakelijke documenten, een telefoon met esim en een creditcard.
Juiste technologie
Zorg voordat je op reis gaat dat je de juiste technologie bij je hebt die je nodig hebt tijdens je werktrip. Denk bijvoorbeeld aan je laptop en je mobiele telefoon. Zorg dat je van deze apparaten ook de laders meeneemt. Een universele adapter kan handig zijn wanneer er andere stopcontacten zijn dan in Nederland. Controleer ook of je een telefoonprovider hebt met roaming. Wanneer je niet voor onverwachte kosten wil komen te staan kan je een esim aanschaffen voor het land waar je heengaat. Wanneer je kiest voor onbeperkt data kan je gebruik maken van dit internet op je laptop via je persoonlijke hotspot. Handig, zo kan je overal online zijn waar en wanneer je maar wil!
Reisbudget
Zorg dat je voordat je op reis gaat een budget opstelt. Waarschijnlijk krijg je de meeste kosten van je werkgever vergoedt, maar denk ook aan de kosten wanneer je in de avond zelf uiteten gaat of wat drankjes gaat doen. Zit dit niet in de budgettering vanuit je werk, dan is het verstandig om voordat je gaat hier wel rekening mee te houden. Wanneer je op zakenreis gaat als ondernemer is het belangrijk om een kostenoverzicht te maken van de vluchten, het verblijf, het vervoer, eten en drinken en overige kosten. Zorg ervoor dat je genoeg geld budgetteert voor deze kosten. Wanneer je medewerkers meeneemt op deze zakentrip is het verstandig om duidelijk te communiceren wat er bij deze zakentrip wel en niet inbegrepen is en wat de planning gaat zijn tijdens de trip.
Cultuur
Voordat je afreist naar een ander land is het verstandig om je in te lezen over de cultuur van het desbetreffende land. Sommige landen hebben andere gewoonten, normen en waarden. Ook kan het voorkomen dat het bedrijfsleven in het land waar je naartoe gaat er heel anders uitziet dan hier in Nederland. Door informatie op te doen zorg je ervoor dat je jezelf kan aanpassen in deze situatie en zorg je voor een succesvolle zakelijke ontmoeting. Ook kan je gebruik maken van diverse reis-apps. Er zijn veel apps waar je bijvoorbeeld al een beetje de lokale taal mee kan leren en er zijn apps waar je de leukste restaurants en activiteiten mee kan vinden. Wanneer staat jouw volgende zakentrip op de planning?
