Thuiswerken wordt steeds vaker de norm. Niet alleen bij medewerkers is het thuiswerken populair, maar ook werkgevers zien dat er efficiënt en effectief wordt gewerkt vanuit huis. Vooral het hybride werken, een combinatie van thuis en op kantoor werken, wordt door veel werkgevers en werknemers als ideaal gezien.
Het is mogelijk om je personeel een vergoeding uit te keren voor het werken vanuit huis. Je medewerker maakt namelijk kosten op het gebied van energie en gas, koffie, toiletpapier en nog een aantal andere kleine zaken. Deze onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal €2,15 per dag in 2023.
Waarom een thuiswerkvergoeding?
Het is netjes als je als werkgever een thuiswerkvergoeding uitkeert aan je medewerkers. Ze hebben namelijk wat extra kosten aan koffie en thee, de verwarming moet vaker aan en ook wordt er meer toiletpapier gebruikt. Op jaarbasis kunnen deze kosten behoorlijk oplopen, waardoor het niet zo gek is om je personeel te compenseren met een thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding is in 2022 geïntroduceerd. In dit jaar was de vergoeding voor werknemers nog volledig belast. Een werkgever mocht alleen onbelast vergoeden op basis van de werkkostenregeling (WKR). Hier valt ook de inrichting van een Arbo-verantwoorde werkplek onder. Zaken zoals een telefoon, computer of laptop, bureau en bureaustoel vallen dus onder de WKR.
Thuiswerkvergoeding in 2023
Per 2023 is de thuiswerkvergoeding onbelast. Hiermee wil het kabinet thuiswerken blijven stimuleren, onder meer vanwege het positieve effect op het milieu. Er zijn minder reisbewegingen naar en van werk, wat het milieu minder belast. Ook is het hierdoor minder druk op de wegen. Waar in 2022 de thuiswerkvergoeding maximaal €2,- per dag bedroeg, is dit gestegen tot €2,15 in 2023. Dit bedrag kan onbelast worden uitgekeerd aan de medewerker. Hier hoef je als werkgever dus geen loonheffing over te betalen.
De thuiswerkvergoeding hangt samen met de reiskostenvergoeding. Het is niet toegestaan om de onbelaste thuiswerkvergoeding en de onbelaste reiskostenvergoeding uit te keren over dezelfde dag. Door gebruik te maken van slimme software voor rittenregistratie en de thuiswerkvergoeding, wordt de aanvraag van een werknemer automatisch gecontroleerd. Hierdoor is het niet mogelijk om op een dag zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding te ontvangen en zijn de gegevens direct goed geregistreerd in je salarisadministratie.
Afspraken rondom thuiswerken
Hoeveel dagen je medewerkers vanuit huis werken en hoeveel dagen ze op kantoor verschijnen, hangt af van de onderlinge afspraken die je maakt. Op basis van de afspraken kun je een beleid opstellen, waarin je opneemt hoe de kantoor- en thuiswerkdagen worden geregistreerd. Zijn er vaste thuiswerkdagen? Dan kan je werken met een vaste vergoeding. Als er meer vrijheid in de indeling is, werk je beter op basis van declaratie.
